Telefones tocando, colegas em sua mesa, um monte de e-mails: o local de trabalho de hoje pode realmente dificultar seu trabalho. Todos nós temos que lidar com interrupções e distrações no escritório, mas a boa notícia é que algumas técnicas simples de gerenciamento de tempo podem ajudá-lo a reduzir ou eliminar as interrupções, mantendo-o produtivo ao longo do dia.

Desligue
Toques de telefone, sons de notificação de e-mails e caixas de mensagens instantâneas podem criar barulho desnecessário e perturbações visuais. Por isso, sempre que possível, desative as caixas de mensagens instantâneas, notificações sonoras e telefones celulares. Em vez de ficar preso às notificações, planeje verificar suas mensagens de voz ou e-mail a intervalos razoáveis, como a cada hora.

Saiba quando agir e quando ignorar
Se possível, simplesmente ignore totalmente as distrações até que você esteja pronto para lidar com elas. Isso pode não funcionar no caso de alguém entrar na sua sala, mas pode ser feito no caso de chamadas telefônicas e e-mails. Muitas pessoas estão “programadas” para responder imediatamente, mas geralmente é melhor deixar a mensagem de voz fazer a parte dela para você se concentrar em suas tarefas.

Desestimule gentilmente o bate-papo com colegas
Se você sempre se distrai com colegas que param para “bater um papinho”, há algumas coisas que podem ser feitas para desestimular ou abreviar as visitas de modo gentil. Experimente ficar de pé quando alguém entrar na sala e conversar enquanto acompanha a pessoa de volta até a mesa de trabalho, ou sugira conversar após o expediente.

Circulando, circulando, circulando
Se você está trabalhando em um projeto importante e simplesmente não pode ser interrompido, a melhor coisa a fazer é mudar para um lugar mais tranqüilo. Se você tem um notebook, basta ligá-lo numa parte menos movimentada do escritório, como uma sala de conferências vazia, ou mesmo trabalhar em casa, se lá houver menos distrações.

Agende “tempo para você” regularmente
Você pode estabelecer um certo tempo todos os dias para ficar indisponível. Vai ser necessário informar aos seus colegas que, durante esse tempo, você não pode ser perturbado: não vai receber ninguém, nem responder a novos e-mails ou chamadas telefônicas. Você pode usar esse tempo para se organizar, retornar chamadas telefônicas ou e-mails enviados mais cedo, ou simplesmente se concentrar em uma tarefa ou um projeto específico. Como compensação, você também pode agendar horários de “portas abertas”, quando as pessoas serão bem-vindas para passar por sua mesa, conversar ou tirar dúvidas.

Gerencie interrupções com eficiência
Se uma interrupção não puder ser ignorada, reduza o impacto negativo com uma anotação rápida do que você estava fazendo antes de ser interrompido. Assim, quando você voltar, poderá recomeçar a trabalhar direto no ponto em que parou. Por exemplo, se você estiver redigindo um relatório e seu chefe o chamar para uma reunião imprevista, tire um minuto para terminar a frase que estava pela metade e, se possível, anote um pequeno lembrete do que você pretendia escrever em seguida.