A maioria das pessoas que trabalham em empresas recebe dezenas, ou mesmo centenas, de e-mails por dia. Como o e-mail se tornou o principal meio de comunicação no mundo profissional, é muito importante criar mensagens que comuniquem sua idéia de modo eficiente e apresentem uma imagem profissional. Veja aqui oito dicas úteis para redigir e-mails que atinjam esses dois objetivos.

1. Defina prazos claros e concretos
Se você estiver enviando uma tarefa ou solicitando informações, não basta dizer “Aguardo seu retorno em breve”. Deixe claro até que horário ou data você precisa de uma resposta e informe o prazo explicitamente: “Favor responder até a próxima quinta-feira, 10 de junho”.

2. Use ortografia e gramática corretas
E-mails com erros de ortografia e gramática fazem com que você pareça pouco profissional e reduzem a eficiência de sua mensagem. Sempre releia os e-mails antes de enviá-los e use as ferramentas de correção ortográfica e gramatical.

3. Pense (e leia) antes de escrever
Na pressa de responder a todos os e-mails rapidamente, muitos de nós não lemos totalmente a mensagem a que estamos respondendo e, com isso, podemos perder informações essenciais. Isso pode gerar ainda mais e-mails para esclarecer o que foi perdido ou mal compreendido. Por isso, antes de enviar uma resposta, tenha certeza de ter lido e compreendido totalmente o e-mail original. Se não tiver entendido algo, peça esclarecimentos para evitar uma confusão maior.

4. Seja educado
O e-mail é um modo prático de comunicação, mas a praticidade não deve ser uma desculpa para passar por cima das regras básicas de etiqueta. Quando você estiver se comunicando com clientes ou superiores, é importante não ignorar regras básicas de cortesia. Dirija-se ao destinatário com uma saudação, como “Olá” ou “Prezado”. E não se esqueça de incluir um termo de despedida, como “Atenciosamente”.

5. Use o título de modo eficiente
O título deve ser uma síntese concisa do conteúdo do e-mail. O destinatário deve perceber imediatamente, com uma única olhada, o conteúdo ou a solicitação do e-mail. Por exemplo, “Comentários sobre a reunião de sexta-feira, 18 de janeiro”.

6. Limite o uso dos campos Para:, Cc: e Cco:
A maioria das pessoas já tem o problema de excesso de e-mails na caixa de a entrada. Ajude a reduzir o número de e-mails desnecessários, limitando o número de pessoas para quem você envia e-mails. É tentador, especialmente ao trabalhar em um projeto grupal, incluir todos os membros da equipe em todos os e-mails. Mas uma abordagem mais eficiente é verificar se todos para quem você copiou a mensagem precisam ler ou responder ao e-mail.

7. Seja breve
E-mails longos e confusos são uma perda de tempo para quem escreve e para quem lê. Seja conciso, incluindo apenas os detalhes mais importantes, e não se esqueça de ir direto ao ponto. Se for necessário discutir algo de modo mais aprofundado, agende uma chamada telefônica, em vez de ficar trocando e-mails intermináveis – geralmente é mais eficiente.

8. Use o formato de ‘pirâmide invertida’ do jornalismo
Pessoas ocupadas querem ir logo ao que interessa. Para ter certeza de que sua solicitação ou informação importante não esteja perdida em um mar de detalhes menos importantes, use uma técnica jornalística conhecida como ‘pirâmide invertida’. Nesse formato, as informações mais importantes (quem, o quê, onde, quando, por quê e como) ficam no início do e-mail, e as menos importantes ficam no fim.

Ao se esforçar para redigir e-mails da melhor forma, você aprimora sua imagem profissional, assim como sua eficiência no trabalho. Uma melhor comunicação sempre gera melhores resultados!