Você é saudado toda manhã por um aviso de que sua caixa de entrada excedeu o limite? Já ouviu um coro de roncos em uma teleconferência enquanto você enviava uma apresentação de 7 MB? Embora os notebooks e computadores de mesa lidem com esses arquivos com facilidade, seus sistemas de e-mail e armazenamento podem sofrer com a pressão. Veja algumas dicas e truques para reduzir seus arquivos Word e PowerPoint e compartilhá-los sem assombrar caixas de entrada.

Mantenha o tamanho do arquivo pequeno desde o início

1. Desative os salvamentos rápidos do PowerPoint para evitar dados excessivos em seus arquivos de apresentação a cada vez que você salvar. Vá para Ferramentas, clique em Opções, clique na guia Salvar e desmarque a caixa de seleção Permitir salvamentos rápidos. Depois salve sua apresentação com um novo nome.

2. Elimine fontes e figuras embutidas. Verifique primeiro o tamanho das fontes do arquivo – algumas das mais recentes são imensas – e inclua somente as fontes que você vai precisar. Da mesma forma, não copie e cole nem arraste imagens de outros programas para a apresentação. Fazer isso cria uma imagem vinculada a um objeto embutido que não pode ser compactado. Em vez disso, clique em Inserir, depois em Figura e em Do Arquivo. Ou, para compactar esses objetos embutidos: clique com o botão direito do mouse na imagem, selecione Agrupar e clique em Desagrupar. Clique com o botão direito sobre a imagem novamente, aponte o ponteiro do mouse para Agrupar e clique em Reagrupar.

3. Mantenha as imagens do PowerPoint menores que 1024 × 768 pixels. Para compactar imagens maiores no PowerPoint 2002 e em versões posteriores, clique com o botão direito do mouse na figura e selecione Formatar imagem. Clique na guia Imagem e em Compactar, Aplicar a. Depois escolha Imagens selecionadas ou Todas as imagens no documento. Em Alterar resolução, clique em Web/Tela ou Impressão, dependendo de como sua apresentação será usada. Por último, em Opções, selecione as caixas de seleção Compactar imagens e Excluir áreas cortadas das imagens.

4. Os arquivos do Word crescem a cada alteração controlada, mesmo que você exclua dados. Para reduzir o tamanho do arquivo e ver as alterações claramente, entre as etapas de revisão clique no botão Aceitar alteração da barra de ferramentas e selecione Aceitar todas as alterações no documento. Depois, salve o documento como uma nova versão.

5. Formatações e estilos extras podem aumentar o tamanho de seu arquivo. Para evitar formatações desnecessárias, use um modelo confiável ou crie documentos a partir de um arquivo Word em branco. Depois, crie somente os estilos de que você precisa para cabeçalhos, corpo de texto e marcadores. Se for necessário trabalhar com outros arquivos, insira o texto com o mínimo de formatação possível. Você também pode clicar com o botão direito do mouse nos estilos não desejados e excluí-los em Formatação, Estilos e formatação.

Compartilhe sem exceder o limite das caixas de entrada

6. Ao usar o recurso ‘Revisão’ do PowerPoint – no PowerPoint 2002 em Arquivo, enviar para, Destinatário de e-mail (para Revisão) – revisar e mesclar as alterações costuma manter os arquivos pequenos. Se você for o remetente, abra a apresentação e clique em Sim para mesclar as alterações. Aplique o que você deseja manter, clique em Revisão final na barra de ferramentas Revisão e salve a apresentação.

7. Compacte seus arquivos para eliminar dados redundantes. Os computadores pessoais da HP com Windows® XP e Windows Vista® Business têm recursos de compactação integrados. Basta clicar no arquivo ou na pasta que você deseja compactar, selecionar Enviar para no menu suspenso e depois Pasta compactada (zipada).

8. Elimine a necessidade de enviar anexos grandes. Crie links para o arquivo ou pasta armazenada de forma centralizada em seu servidor.

Siga essas dicas e você estará no caminho para uma caixa de entrada enxuta e otimizada. Seus clientes e colegas de trabalho também vão agradecer seu esforço.

FONTE: HP NEWSLETTERS 
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